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Albaranes, facturas de proveedores y presupuestos que llegan a la oficina y entran en tu programa de gestión sin que nadie los teclee.
Cada obra genera albaranes de material, facturas de proveedores y subcontratas, presupuestos, certificaciones y partes de trabajo. Llegan por correo, por WhatsApp, en foto desde la obra o en papel dentro de la furgoneta. Alguien en la oficina los abre uno a uno, busca a qué obra pertenecen y copia los importes en el programa.
Ese trabajo es tedioso y siempre va por detrás de la obra. Cuando el albarán se registra tarde, el coste real de la obra se conoce tarde. Nosotros montamos el recorrido para que cada documento se recoja, se asigne a su obra y quede registrado sin copiar datos a mano.
Empezamos por los documentos que más se repiten y que más retrasan el control de cada obra.
Los albaranes que llegan por correo o en foto se leen, se asignan a su obra y a su proveedor, y quedan listos para cotejar con la factura.
Cada factura se recoge del correo, se extraen proveedor, importes, IVA y vencimiento, y se envía a tu programa de gestión o a tu gestoría.
Los datos de cada presupuesto quedan registrados y los que siguen sin respuesta generan su recordatorio en la fecha que tú marcas.
No cambiamos tu programa de gestión ni tu forma de llevar las obras. Nos ponemos delante: los documentos se recogen, se ordenan por obra y se leen, y los datos llegan a tu programa en el formato que acepta, por conexión directa o por fichero de importación.
Antes de que nada entre en tu contabilidad, una persona de tu equipo ve el documento junto a los datos leídos y los confirma. Lo dudoso queda marcado para que se revise; lo demás se aprueba de un vistazo.
Empezamos por una clase de documento, normalmente las facturas de proveedores o los albaranes, y la probamos con documentos reales de tus obras. Cuando funciona, añadimos la siguiente. Construimos sobre el mismo sistema con el que nació FacturaFlow, nuestro producto para las facturas que reciben las gestorías.
Una automatización completa cuesta desde 3.000 €. Antes hay una valoración inicial gratuita por teléfono y, si vemos que podemos ayudar, un diagnóstico en persona de 1.500 € con informe y presupuesto por escrito.
