Inicio / Automatización para despachos en Mallorca
Para gestorías, asesorías fiscales y laborales, y equipos que reciben cada día facturas, nóminas, contratos y documentación de clientes por correo.
En un despacho, el problema no es solo guardar una factura. Llegan adjuntos por correo, documentos escaneados, contratos firmados y nóminas de muchos clientes. Hay que abrirlos, entender qué son, relacionarlos con la empresa correcta, nombrarlos y llevarlos a su carpeta. Cuando ese recorrido depende de una bandeja de entrada y de memoria, el volumen se convierte en una tarea continua de clasificación.
Automatiza Mallorca diseña flujos para recibir, leer, clasificar, identificar al cliente y archivar documentos. El punto de partida puede ser el correo que ya utiliza el despacho y el almacenamiento donde ya trabaja. El objetivo no es sustituir el criterio profesional, sino quitar de la mesa el recorrido tedioso que se repite con cada adjunto.
Se define con el despacho qué reconoce el sistema, dónde lo deja y qué casos siempre deben revisarse.
El flujo vigila un buzón, recoge adjuntos y extrae los datos necesarios de facturas y otros documentos legibles.
Con reglas acordadas, identifica a qué cliente o expediente pertenece cada archivo y evita que el equipo tenga que buscarlo uno a uno.
Renombra y guarda en la ubicación definida. Cuando falta información, hay un documento duplicado o algo no cuadra, lo señala para revisión.
FacturaFlow es nuestro producto para las facturas que los clientes de una gestoría envían por email. Las organiza solas en el Google Drive de la gestoría. Es útil para esa entrada concreta, pero no es toda la propuesta para un despacho: nóminas, contratos, documentación de clientes y excepciones pueden necesitar recorridos distintos.
Cuando el documento no se puede leer bien, procede de un remitente nuevo o plantea una duda, el flujo no debe inventar. Puede dejar el caso marcado y pedir intervención humana. Esa separación permite que el equipo dedique atención a la revisión fiscal, laboral o documental que requiere criterio.
La forma sensata de empezar es elegir un buzón o una clase de documento con reglas claras, comprobar cómo se nombra y archiva hoy, y probar el recorrido con documentos reales. Después se añaden los casos que comparten la misma lógica. Una automatización completa cuesta desde 3.000 €, según el alcance; el diagnóstico en persona cuesta 1.500 € y deja el plan por escrito.
Para leer las alternativas de entrada documental, consulta la guía sobre facturas y documentos. Para valorar el caso de tu despacho, el primer paso es una llamada gratuita por teléfono.
