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Citas por WhatsApp, recordatorios y huecos cancelados que se vuelven a llenar solos, mientras recepción atiende a quien está en la clínica.
En una clínica, recepción contesta todo el día lo mismo: horarios, precios de una primera visita, «¿tenéis hueco el jueves por la tarde?». Cada llamada interrumpe a quien está atendiendo en el mostrador, y la que no se coge es un paciente que llama a otra clínica.
Luego están las cancelaciones de última hora. Un hueco que se queda vacío es una hora de sillón que ya no se recupera. Nosotros montamos una secretaria por WhatsApp que contesta, da la cita sobre la agenda real y vuelve a llenar el hueco cuando alguien cancela.
Todo pasa por una única agenda, que es la que manda.
El paciente escribe, ve los huecos reales y reserva, cambia o cancela su cita sin llamar. Dos personas nunca se llevan la misma hora.
Cada paciente recibe su recordatorio antes de la cita y puede confirmar o cancelar con un mensaje.
Cuando alguien cancela, el hueco se ofrece a la lista de espera por WhatsApp. El primero que responde se lo queda y la agenda se actualiza sola.
La agenda vive en un solo sitio. El equipo la consulta en el calendario del móvil y hace los cambios desde un panel sencillo, en el ordenador o en el teléfono. No hay una agenda de papel por un lado y un calendario por otro.
La secretaria da citas y contesta lo de siempre con la información que la clínica aprueba. No habla de tratamientos ni de diagnósticos: eso pasa a una persona. En la agenda aparecen el nombre y la hora, y el paciente acepta antes de recibir avisos por WhatsApp.
Empezamos por los servicios de la clínica, su duración y el horario de cada profesional, y pasamos las citas que ya están dadas. Las primeras semanas el equipo revisa cómo responde la secretaria y se ajusta lo que haga falta.
