Inicio / Automatización para administradores de fincas en Mallorca
Facturas, recibos y documentos de cada comunidad, organizados y registrados sin que el despacho copie los datos a mano.
Un despacho de administración de fincas recibe cada día facturas de mantenimiento, ascensores, limpieza, seguros y suministros, cada una de una comunidad distinta. Hay que abrirlas, saber a qué comunidad pertenecen, guardarlas en su carpeta y anotar el gasto en el programa. Con treinta o sesenta comunidades, ese recorrido ocupa buena parte de la semana.
A eso se suman los correos de propietarios con las mismas preguntas, los avisos de incidencias y la documentación para las juntas. Nosotros automatizamos el recorrido de cada documento y dejamos al equipo lo que exige criterio: hablar con los propietarios, los proveedores y los presidentes.
Empezamos por la entrada de facturas, que es donde se va el tiempo, y seguimos con lo que comparte la misma lógica.
Cada factura que llega por correo se lee, se asigna a su comunidad y a su proveedor, se guarda en su carpeta y el gasto queda listo para tu programa.
Contratos, pólizas, presupuestos y actas se clasifican y se archivan en la carpeta de cada comunidad con un nombre que permite encontrarlos.
Los avisos de los propietarios se registran, llegan a quien tiene que actuar y lo que queda sin respuesta genera su recordatorio.
No cambiamos tu programa de administración de fincas. Los datos de cada factura llegan a él en el formato que acepta, por conexión directa o por fichero de importación, y los documentos quedan en el almacenamiento que ya usa el despacho.
Antes de que un gasto se anote en una comunidad, una persona del despacho ve la factura junto a los datos leídos y los confirma. Lo dudoso, como un proveedor nuevo o una comunidad que no está clara, queda marcado para revisarlo.
Empezamos con las facturas de un grupo de comunidades y las probamos con documentos reales. Cuando el recorrido funciona, se amplía al resto. Construimos sobre el mismo sistema con el que nació FacturaFlow, nuestro producto para las facturas que reciben las gestorías.
Una automatización completa cuesta desde 3.000 €. Antes hay una valoración inicial gratuita por teléfono y, si vemos que podemos ayudar, un diagnóstico en persona de 1.500 € con informe y presupuesto por escrito.
