Start / Automatisierung für Hausverwaltungen auf Mallorca
Rechnungen, Belege und Dokumente jeder Eigentümergemeinschaft, geordnet und erfasst, ohne dass das Büro die Daten von Hand kopiert.
Eine Hausverwaltung erhält jeden Tag Rechnungen für Instandhaltung, Aufzüge, Reinigung, Versicherungen und Versorgung, jede von einer anderen Eigentümergemeinschaft. Man muss sie öffnen, wissen, zu welcher Gemeinschaft sie gehören, sie in ihrem Ordner ablegen und die Ausgabe im Programm verbuchen. Bei dreißig oder sechzig Gemeinschaften nimmt dieser Weg einen guten Teil der Woche in Anspruch.
Hinzu kommen die E-Mails der Eigentümer mit den immer gleichen Fragen, die Störungsmeldungen und die Unterlagen für die Versammlungen. Wir automatisieren den Weg jedes Dokuments und überlassen dem Team, was Urteilsvermögen verlangt: das Gespräch mit Eigentümern, Dienstleistern und den Vorsitzenden.
Wir beginnen mit dem Rechnungseingang, denn dort geht die Zeit verloren, und machen mit dem weiter, was derselben Logik folgt.
Jede Rechnung, die per E-Mail eintrifft, wird gelesen, ihrer Eigentümergemeinschaft und ihrem Dienstleister zugeordnet und in ihrem Ordner abgelegt, und die Ausgabe steht für Ihr Programm bereit.
Verträge, Policen, Angebote und Protokolle werden eingeordnet und im Ordner der jeweiligen Eigentümergemeinschaft abgelegt, mit einem Namen, unter dem man sie wiederfindet.
Die Meldungen der Eigentümer werden erfasst und erreichen die Person, die handeln muss, und was unbeantwortet bleibt, löst seine Erinnerung aus.
Wir ändern Ihr Hausverwaltungsprogramm nicht. Die Daten jeder Rechnung gelangen in dem Format dorthin, das es annimmt, per Direktverbindung oder per Importdatei, und die Dokumente liegen in dem Speicher, den das Büro bereits nutzt.
Bevor eine Ausgabe bei einer Eigentümergemeinschaft verbucht wird, sieht eine Person aus dem Büro die Rechnung neben den ausgelesenen Daten und bestätigt sie. Zweifelhaftes, etwa ein neuer Dienstleister oder eine nicht eindeutige Gemeinschaft, wird zur Prüfung markiert.
Wir beginnen mit den Rechnungen einer Gruppe von Eigentümergemeinschaften und testen sie mit echten Dokumenten. Wenn der Ablauf funktioniert, wird er auf die übrigen ausgeweitet. Wir bauen auf demselben System auf, aus dem FacturaFlow entstanden ist, unser Produkt für die Rechnungen, die Gestorías (Steuer- und Verwaltungsbüros) erhalten.
Eine vollständige Automatisierung kostet ab 3.000 €. Davor steht eine kostenlose Erstberatung am Telefon und, wenn wir sehen, dass wir helfen können, eine Analyse vor Ort für 1.500 € mit Bericht und schriftlichem Angebot.
