Start / Automatisierung für Distributoren auf Mallorca
Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen, die per E-Mail eintreffen und in Ihr System gelangen, ohne dass jemand sie Zeile für Zeile kopiert.
Ein Distributor erhält Bestellungen per E-Mail, per WhatsApp, als PDF, in einer Tabelle oder am Telefon. Jeder Kunde schickt sie auf seine Weise. Jemand im Büro liest sie und tippt Artikelnummer, Menge und Kunde ins Programm, Zeile für Zeile, bevor das Lager irgendetwas vorbereiten kann.
Auf der anderen Seite kommen die Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten herein, die ebenfalls von Hand kopiert werden. Das ist mühsame Arbeit, und ein Fehler in einer Zeile endet in einer falschen Lieferung. Wir automatisieren den Eingang: Die Bestellung wird erfasst, gelesen und gelangt bestätigungsbereit in Ihr System.
Wir beginnen mit dem Dokument, das das größte Volumen hat, und das ist meist die Kundenbestellung.
Bestellungen, die per E-Mail, als PDF oder als Tabelle eintreffen, werden gelesen, Kunde und Artikelnummern werden erkannt, und sie gelangen als bestätigungsbereite Bestellung in Ihr System.
Jedes Dokument des Lieferanten wird aus dem Postfach geholt, seine Zeilen und Beträge werden ausgelesen, und es wird erfasst, um es mit dem Wareneingang abzugleichen.
Wenn eine Bestellung eingeht, eine Artikelnummer fehlt oder ein Kunde eine Frage wiederholt, erreicht die Benachrichtigung nur die Person, die handeln muss.
Wir ändern weder Ihr Verwaltungsprogramm noch Ihr Lager. Die Daten gelangen in dem Format in Ihr System, das es annimmt, per Direktverbindung oder per Importdatei, mit den Artikelnummern aus Ihrem eigenen Katalog.
Bevor eine Bestellung als richtig gilt, sieht eine Person aus Ihrem Team sie neben dem Originaldokument und bestätigt sie. Zweifelhaftes, etwa eine Artikelnummer, die es nicht gibt, oder eine ungewöhnliche Menge, wird zur Prüfung markiert.
Wir beginnen mit den Bestellungen einiger weniger Kunden, die viel Volumen schicken, und testen sie mit echten Bestellungen. Wenn es funktioniert, kommen die übrigen Kunden hinzu und danach die Dokumente der Lieferanten. Wir bauen auf demselben System auf, aus dem FacturaFlow entstanden ist, unser Produkt für die Rechnungen, die Gestorías (Steuer- und Verwaltungsbüros) erhalten.
Eine vollständige Automatisierung kostet ab 3.000 €. Davor steht eine kostenlose Erstberatung am Telefon und, wenn wir sehen, dass wir helfen können, eine Analyse vor Ort für 1.500 € mit Bericht und schriftlichem Angebot.
