Start / Automatisierung für Immobilienmakler auf Mallorca
Von der Anfrage über ein Portal bis zu den Unterlagen eines Abschlusses, ohne Daten zwischen Werkzeugen zu kopieren.
Ein Maklerbüro bekommt Anfragen über Portale, die Website, E-Mail, WhatsApp und das Büro. Wird jede davon hinterher ins CRM kopiert, hängt die Antwort daran, dass jemand eine Lücke findet. Eine Automatisierung kann die Meldung lesen, den Datensatz anlegen oder aktualisieren und Herkunft, Objekt und Sprache für das Team bereitstellen.
Die erste Antwort kann die Sprache des Schreibenden erkennen, die nächsten Schritte mit freigegebenen Informationen bestätigen und dem Makler die Fragen übergeben, die Verhandlung, Bewertung oder rechtliches Urteil verlangen. Ziel ist, dass der Mensch das Gespräch mit Kontext fortsetzt — nicht, dass ein System verhandelt.
Die Regeln richten sich nach dem CRM, dem Kalender und den Unterlagen, die das Büro schon nutzt.
Jede Anfrage landet im selben Datensatz, Dubletten werden erkannt, und der Makler wird nach Gebiet, Sprache oder Objektart informiert.
Mit angebundenem Kalender werden echte Termine angeboten, die Besichtigung bestätigt, und der Platz wird bei Absage von selbst frei.
Eingehende Dateien werden im Ordner des Vorgangs abgelegt, und Fehlendes löst seine Erinnerung oder seinen internen Hinweis aus.
Anfrageeingang und Nachfassen sind meist der erste Ablauf, weil sich damit messen lässt, was unbeantwortet bleibt und wie lange das Büro zum Reagieren braucht. Besichtigungen, Unterlagen und Eigentümerberichte lassen sich danach anbinden. Ein CRM, das das Team kennt, muss nicht ersetzt werden: Zuerst wird geprüft, wie man an seine Daten kommt.
Eine vollständige Automatisierung kostet ab 3.000 €. Ein betreuter Agent kostet ab 500 € pro Monat, und die Analyse vor Ort kostet 1.500 € nach einer kostenlosen Erstberatung am Telefon. Der Leitfaden zur Automatisierung für Immobilienagenturen erklärt den Weg an konkreten Beispielen.
Berichte können auch neue Anfragen, offene Besichtigungen und Unterlagen eines Abschlusses bündeln, damit die Leitung nicht jede Quelle einzeln durchsehen muss. Was in den Bericht gehört, wird mit dem Büro entschieden und soll einer konkreten Entscheidung dienen. Bietet eine Quelle keinen ausreichenden Zugang, wird das vor dem Bauen erkannt, damit keine Anbindung versprochen wird, die es nicht gibt.
Das Ergebnis wird mit dem Team geprüft, bevor der Umfang wächst, damit jeder Schritt klar bleibt und sich anpassen lässt, wenn sich die Arbeitsbedingungen ändern.
