Start / Prozessautomatisierung auf Mallorca
Wir nehmen Ihrem Team die wiederkehrende Bildschirmarbeit ab: E-Mails, Anhänge, Antworten, Daten zwischen Programmen, Nachfassen und Kontrollen.
Es geht nicht darum, eine neue Plattform einzuführen. Für ein Unternehmen heißt Automatisieren, dass Aufgaben nicht mehr an einer Person hängen: E-Mails öffnen, Anhänge herunterladen, ablegen, immer dieselben Fragen beantworten oder Daten zwischen E-Mail, Tabellen, CRM, Kalender und Verwaltungsprogramm sammeln und verschieben. Hausautomation ist ein eigener Dienst für Häuser, Büros und Fincas.
Auch Nachfassen und das Zusammenführen von Informationen lassen sich automatisieren: was angekommen ist, was fehlt, wer handeln muss und welcher Schritt erledigt ist. Das Team jagt keine Daten mehr zwischen Werkzeugen hinterher und kann seine Stunden für Kunden und Wachstum einsetzen.
Man beginnt mit der Arbeit, die täglich Stunden frisst und klare Schritte hat.
E-Mails und ihre Anhänge werden gelesen, sortiert, abgelegt und erfasst, ohne dass jemand jede Nachricht öffnet und jede Datei erneut hochlädt.
Informationen wandern von selbst zwischen den Werkzeugen, wiederkehrende Antworten kommen vorbereitet heraus, und Angebote, Termine und offene Dokumente bekommen ihre Erinnerung.
Ein Wächter bestätigt, dass jede Aufgabe erledigt wurde, und die Tagesübersicht bündelt das Wichtige für die Entscheider.
Der Fall, aus dem FacturaFlow entstand, war eine Kanzlei mit fünf Personen, von denen jede täglich fünf Stunden damit verbrachte, E-Mails zu öffnen, Anhänge herunterzuladen, zu sortieren und wieder in die Cloud zu laden. Eine wiederkehrende Kette, die sich leicht automatisieren lässt — über 20 Arbeitsstunden pro Tag zurück beim Team.
Diese Zeit kann in die Betreuung fließen, in Arbeit, die die Kundenzufriedenheit erhöht, und in mehr Mandate mit derselben Belegschaft. FacturaFlow ordnet die Rechnungen, die Mandanten per E-Mail schicken, im Google Drive der Kanzlei.
Jeder Ablauf wird definiert, bevor er scharf geschaltet wird: was ihn auslöst, woher er liest, was er tut, wo er die Information ablegt, was er prüfen muss und wer die Ausnahmen bekommt. Getestet wird mit echten Daten, und er wird überwacht, damit Änderungen in den Werkzeugen auffallen und korrigiert werden.
Eine vollständige Automatisierung kostet ab 3.000 €. Die Erstberatung am Telefon ist kostenlos; wenn wir sehen, dass wir helfen können, kostet die Analyse vor Ort 1.500 € und liefert einen schriftlichen Plan. Lesen Sie den Leitfaden für den Einstieg in die Prozessautomatisierung oder fragen Sie eine Erstberatung an, um Ihren Fall durchzugehen.
