Start / Automatisierung für Zahnkliniken und Kliniken auf Mallorca
Termine per WhatsApp, Erinnerungen und abgesagte Termine, die sich von selbst wieder füllen, während sich der Empfang um die Menschen kümmert, die in der Klinik sind.
In einer Klinik beantwortet der Empfang den ganzen Tag dasselbe: Öffnungszeiten, Preise für einen Ersttermin, „Haben Sie am Donnerstagnachmittag noch etwas frei?“. Jeder Anruf unterbricht die Person, die gerade am Empfangstresen jemanden betreut, und der Anruf, den niemand annimmt, ist ein Patient, der eine andere Klinik anruft.
Dann sind da die kurzfristigen Absagen. Ein Termin, der leer bleibt, ist eine Stunde auf dem Behandlungsstuhl, die sich nicht mehr zurückholen lässt. Wir richten eine Sekretärin per WhatsApp ein, die antwortet, den Termin auf Grundlage des echten Kalenders vergibt und die Lücke wieder füllt, wenn jemand absagt.
Alles läuft über einen einzigen Kalender, und der ist maßgeblich.
Der Patient schreibt, sieht die tatsächlich freien Termine und bucht, ändert oder storniert seinen Termin, ohne anzurufen. Zwei Personen bekommen nie dieselbe Uhrzeit.
Jeder Patient erhält vor dem Termin seine Erinnerung und kann mit einer Nachricht bestätigen oder absagen.
Wenn jemand absagt, wird der freie Termin der Warteliste per WhatsApp angeboten. Wer zuerst antwortet, bekommt ihn, und der Kalender aktualisiert sich von selbst.
Der Kalender liegt an einem einzigen Ort. Das Team sieht ihn im Kalender auf dem Handy ein und nimmt Änderungen über eine einfache Oberfläche vor, am Rechner oder am Telefon. Ein Terminbuch aus Papier auf der einen Seite und ein Kalender auf der anderen: Das gibt es hier nicht.
Die Sekretärin vergibt Termine und beantwortet die immer gleichen Fragen mit den Informationen, die die Klinik freigibt. Über Behandlungen und Diagnosen spricht sie nicht: Das geht an eine Person. Im Kalender erscheinen der Name und die Uhrzeit, und der Patient willigt ein, bevor er Benachrichtigungen per WhatsApp erhält.
Wir beginnen mit den Leistungen der Klinik, ihrer Dauer und den Arbeitszeiten jeder Fachkraft und übertragen die bereits vergebenen Termine. In den ersten Wochen prüft das Team, wie die Sekretärin antwortet, und es wird angepasst, was nötig ist.
