Start / Automatisierung für Bau und Renovierung auf Mallorca
Lieferscheine, Lieferantenrechnungen und Angebote, die im Büro eintreffen und in Ihr Verwaltungsprogramm gelangen, ohne dass jemand sie abtippt.
Jede Baustelle erzeugt Materiallieferscheine, Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern, Angebote, Leistungsnachweise und Arbeitsberichte. Sie kommen per E-Mail, per WhatsApp, als Foto von der Baustelle oder auf Papier im Lieferwagen. Jemand im Büro öffnet sie einzeln, sucht heraus, zu welcher Baustelle sie gehören, und überträgt die Beträge ins Programm.
Diese Arbeit ist mühsam und hinkt der Baustelle immer hinterher. Wird der Lieferschein spät erfasst, kennt man die tatsächlichen Kosten der Baustelle spät. Wir richten den Ablauf so ein, dass jedes Dokument erfasst, seiner Baustelle zugeordnet und registriert wird, ohne Daten von Hand zu kopieren.
Wir beginnen mit den Dokumenten, die sich am häufigsten wiederholen und die Kontrolle über jede Baustelle am stärksten verzögern.
Lieferscheine, die per E-Mail oder als Foto eintreffen, werden gelesen, ihrer Baustelle und ihrem Lieferanten zugeordnet und stehen für den Abgleich mit der Rechnung bereit.
Jede Rechnung wird aus dem Postfach geholt, Lieferant, Beträge, Mehrwertsteuer (IVA) und Fälligkeit werden ausgelesen, und sie geht an Ihr Verwaltungsprogramm oder an Ihre Gestoría (Steuer- und Verwaltungsbüro).
Die Daten jedes Angebots werden erfasst, und Angebote, die weiter unbeantwortet bleiben, lösen an dem von Ihnen festgelegten Datum ihre Erinnerung aus.
Wir ändern weder Ihr Verwaltungsprogramm noch Ihre Art, die Baustellen zu führen. Wir setzen uns davor: Die Dokumente werden erfasst, nach Baustelle geordnet und gelesen, und die Daten gelangen in dem Format in Ihr Programm, das es annimmt, per Direktverbindung oder per Importdatei.
Bevor etwas in Ihre Buchhaltung gelangt, sieht eine Person aus Ihrem Team das Dokument neben den ausgelesenen Daten und bestätigt sie. Zweifelhaftes wird zur Prüfung markiert; alles andere ist mit einem Blick freigegeben.
Wir beginnen mit einer Dokumentenart, in der Regel den Lieferantenrechnungen oder den Lieferscheinen, und testen sie mit echten Dokumenten von Ihren Baustellen. Wenn sie funktioniert, nehmen wir die nächste hinzu. Wir bauen auf demselben System auf, aus dem FacturaFlow entstanden ist, unser Produkt für die Rechnungen, die Gestorías erhalten.
Eine vollständige Automatisierung kostet ab 3.000 €. Davor steht eine kostenlose Erstberatung am Telefon und, wenn wir sehen, dass wir helfen können, eine Analyse vor Ort für 1.500 € mit Bericht und schriftlichem Angebot.
