Start / Automatisierung für Kanzleien auf Mallorca
Für Steuerkanzleien, Steuer- und Arbeitsrechtsberatungen und Teams, die täglich Rechnungen, Lohnabrechnungen, Verträge und Mandantenunterlagen per E-Mail bekommen.
In einer Kanzlei besteht das Problem nicht nur darin, eine Rechnung abzulegen. Es kommen Anhänge per E-Mail, gescannte Dokumente, unterschriebene Verträge und Lohnabrechnungen vieler Mandanten. Sie müssen geöffnet, verstanden, dem richtigen Unternehmen zugeordnet, benannt und abgelegt werden. Hängt dieser Weg an einem Postfach und am Gedächtnis, wird die Menge zur Dauerbeschäftigung.
Automatiza Mallorca entwirft Abläufe, um Dokumente zu empfangen, zu lesen, einzuordnen, dem Mandanten zuzuordnen und abzulegen. Ausgangspunkt können die E-Mail sein, die die Kanzlei bereits nutzt, und der Speicher, in dem sie bereits arbeitet. Ziel ist nicht, das fachliche Urteil zu ersetzen, sondern den mühsamen Weg vom Tisch zu nehmen, der sich bei jedem Anhang wiederholt.
Mit der Kanzlei wird festgelegt, was das System erkennt, wohin es ablegt und welche Fälle immer geprüft werden müssen.
Der Ablauf überwacht ein Postfach, holt Anhänge und liest die nötigen Daten aus Rechnungen und anderen lesbaren Dokumenten.
Nach vereinbarten Regeln erkennt er, zu welchem Mandanten oder Vorgang eine Datei gehört, sodass niemand einzeln suchen muss.
Er benennt um und speichert am festgelegten Ort. Fehlt etwas, ist ein Dokument doppelt oder passt etwas nicht, markiert er es zur Prüfung.
FacturaFlow ist unser Produkt für die Rechnungen, die Mandanten einer Kanzlei per E-Mail schicken. Es ordnet sie selbstständig im Google Drive der Kanzlei. Für diesen Eingang ist es nützlich, aber es ist nicht das ganze Angebot für eine Kanzlei: Lohnabrechnungen, Verträge, Mandantenunterlagen und Ausnahmen brauchen unter Umständen andere Wege.
Lässt sich ein Dokument nicht gut lesen, kommt es von einem neuen Absender oder wirft es eine Frage auf, darf der Ablauf nichts erfinden. Er kann den Fall markieren und einen Menschen anfordern. Diese Trennung lässt dem Team Aufmerksamkeit für die steuerliche, arbeitsrechtliche oder dokumentarische Prüfung, die Urteil verlangt.
Sinnvoll ist es, mit einem Postfach oder einer Dokumentenart mit klaren Regeln zu beginnen, zu prüfen, wie heute benannt und abgelegt wird, und den Weg mit echten Dokumenten zu testen. Danach kommen die Fälle hinzu, die derselben Logik folgen. Eine vollständige Automatisierung kostet je nach Umfang ab 3.000 €; die Analyse vor Ort kostet 1.500 € und liefert den Plan schriftlich.
Die Möglichkeiten beim Dokumenteneingang stehen im Leitfaden zu Rechnungen und Dokumenten. Für Ihre eigene Kanzlei ist der erste Schritt ein kostenloses Telefonat.
