Nautik und Charter auf Mallorca: Angebote, Verträge und Check-in automatisieren

Ein Charterbetrieb auf Mallorca, ob mit Segelyachten in Palma, Motorbooten in Port d'Alcúdia oder Katamaranausflügen ab Port d'Andratx, hat ein Geschäft mit extremer Saisonabhängigkeit und einer Verwaltungslast, die mit jeder Buchung wächst: Angebot, Verfügbarkeit, Vertrag, Kaution, Skipper, Crewliste, Auslaufcheckliste, und am Ende die Bewertung. Angebote, Verträge und Check-in in Nautik und Charter auf Mallorca zu automatisieren bedeutet, dass dieser gesamte Papierkram von allein abläuft, zwischen dem Moment, in dem ein Kunde schreibt, und dem Moment, in dem die Leinen losgeworfen werden, ohne dass die Person im Büro die Hochsaison damit verbringt, Daten aus einer E-Mail in ein PDF zu übertragen.

Angebot in Minuten statt in Stunden

Die meisten Anfragen kommen per E-Mail, WhatsApp oder Webformular, viele auf Englisch, Deutsch oder Französisch, und fast alle fragen dasselbe: welches Boot, welche Termine, wie viele Personen, mit oder ohne Skipper, Preis. Heute liest jemand die Nachricht, schaut in den Kalender, berechnet den Tarif nach Saison, Extras und Tagen und verfasst die Antwort. Kommen am Montagmorgen zwanzig Anfragen, werden die letzten am Dienstag beantwortet.

Ein automatischer Ablauf erledigt das in Minuten:

• Er liest die Anfrage (E-Mail, WhatsApp Business API oder Formular) und entnimmt Termine, Personenzahl, Bootstyp und Extras.
• Er prüft den Kalender mit der tatsächlichen Verfügbarkeit.
• Er wendet die Tariftabelle nach Saison, Tagen und Extras an (Skipper, Kraftstoff, Endreinigung, Schnorchelausrüstung, Catering).
• Er erzeugt das Angebot als PDF mit dem Logo des Betriebs, in der Sprache des Kunden, und versendet es mit einem Link zur Buchung.
• Er erfasst die Anfrage im CRM oder in der Tabelle, die der Betrieb nutzt, mit dem Status "Angebot versendet".

Enthält die Anfrage etwas Ungewöhnliches (eine Gruppe von dreißig Personen, eine Route nach Menorca, eine Hochzeit), markiert der Ablauf sie und gibt sie an eine Person weiter, statt einen Preis zu erfinden.

Ein Verfügbarkeitskalender, der die Wahrheit sagt

Das klassische Problem im Charter ist die Doppelbuchung: Das Boot erscheint auf der Website als frei, ein Agent blockt es telefonisch, und ein dritter Kunde bucht über ein Portal. Ein einziger Verfügbarkeitskalender, gespeist aus allen Kanälen, verhindert das. Er kann in Google Workspace oder Microsoft 365 liegen oder in der Flottenverwaltungssoftware, die Sie bereits nutzen, und Portale wie Website lesen von dort.

Jede bestätigte Buchung blockt das Boot, die Reinigungstage zwischen den Törns und, falls zutreffend, den zugewiesenen Skipper. Das automatische Angebot bietet nur an, was tatsächlich frei ist.

Vertrag und Kaution ohne Nachlaufen

Nimmt der Kunde das Angebot an, beginnt die Phase, die im Büro am meisten Zeit kostet. Automatisiert läuft sie so:

• Der Chartervertrag wird mit den bereits erfassten Daten erzeugt: Kunde, Boot, Termine, Preis, Stornobedingungen, Kaution.
• Der Kunde erhält ihn zur elektronischen Unterschrift vom Handy aus.
• Der Zahlungslink für die Anzahlung wird ausgestellt, später der für den Restbetrag und die Kaution, zu den Terminen, die die Unternehmenspolitik vorgibt.
• Jede eingegangene Zahlung aktualisiert den Buchungsstatus. Bleibt eine Zahlung aus, geht eine Erinnerung an den Kunden und eine Meldung ans Büro.
• Die unterschriebenen Dokumente und die Zahlungsbelege werden im Ordner der Buchung abgelegt.

Die Crewliste, die je nach der für die Charterart geltenden Vorschrift eingereicht werden muss, wird über ein Formular erfasst, das der Kunde in Ruhe vor der Anreise ausfüllt: Namen, Ausweisdokumente und gegebenenfalls der Bootsführerschein der Person, die das Boot führen soll. Die personenbezogenen Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union und werden nach der vom Betrieb festgelegten Frist gelöscht.

Zuteilung von Skipper und Crew

Für Betriebe, die Charter mit Skipper anbieten, ist die Frage, wer täglich mit welchem Boot ausläuft, ein kleines Puzzle: Verfügbarkeit, Sprachen des Kunden, erforderliche Qualifikation für diese Länge, Ruhezeiten zwischen den Törns. Ein Ablauf, der den Skipperkalender und die Regeln des Betriebs kennt, kann die Zuteilung bei Buchungsbestätigung vorschlagen und den Skipper per WhatsApp informieren, mit Datum, Boot, Kunde, Personenzahl und etwaigen Hinweisen (ein Geburtstag an Bord, ein Kunde, der leicht seekrank wird).

Bestätigt der Skipper nicht innerhalb einer Frist, wird das Büro informiert, um es von Hand zu klären. Das System schlägt vor, die Person entscheidet in den seltenen Fällen.

Checkliste vor dem Auslaufen, Check-in und Bewertung

Zwei Tage vor dem Auslaufen erhält der Kunde eine Nachricht mit dem Praktischen: wo der Steg liegt, wann er sich einfinden soll, was mitzubringen ist, was nicht, die Kraftstoffregelung, eine orientierende Wettervorhersage und der Notfallkontakt. Allein diese Nachricht erspart die Hälfte der Anrufe am Vortag.

Für das Team wird die Auslaufcheckliste (Sicherheitskontrolle, Füllstände, Inventar, Fotos vom Zustand des Bootes) vom Handy aus erledigt und mit Uhrzeit und Fotos protokolliert. Bei der Rückkehr dient dieselbe Checkliste dem Check-out, und die Fotos von vorher und nachher sind die Grundlage, um die Kaution zurückzuzahlen oder sie begründet einzubehalten, ohne Diskussionen.

Am Tag nach dem Törn, wenn der Kunde die Fotos noch auf dem Handy und die Erinnerung frisch hat, erhält er eine kurze Dankesnachricht mit einem Link, um eine Bewertung bei Google oder auf dem Buchungsportal zu hinterlassen. Wurde beim Check-out ein Vorfall erfasst, wird die Nachricht nicht automatisch versendet, sondern zuerst von einer Person geprüft. Dieses Detail zählt: Jemanden um eine Bewertung zu bitten, dessen Problem noch nicht gelöst ist, ist eine schlechte Idee.

Was es kostet und mit welchen Werkzeugen

Wir bauen auf dem auf, was der Betrieb bereits nutzt: das Postfach in Google Workspace oder Microsoft 365, die WhatsApp Business API, Holded oder ein anderes Abrechnungswerkzeug, die Flottenverwaltungssoftware, falls vorhanden, und eine maßgeschneiderte Automatisierung als Schicht, die alles verbindet, gehostet in der Europäischen Union. Eine Automatisierung im hier beschriebenen Umfang liegt in unserer veröffentlichten Spanne von 3.000 bis 6.000 €. Wir beginnen immer mit einer Erstanalyse zum Festpreis von 1.500 €, in der wir messen, wie viele Anfragen zu spät beantwortet werden, wie viele Stunden für Verträge und Zahlungen draufgehen und was sich vor der nächsten Saison zuerst zu automatisieren lohnt.

Häufige Fragen

Funktioniert das mit Buchungen über Charterportale?

Ja. Die Portale melden jede Buchung per E-Mail oder API, und der Ablauf führt sie in denselben Kalender und denselben Vertrags- und Check-in-Prozess wie Direktbuchungen. Wichtig ist, dass es nur einen Kalender gibt, damit die Verfügbarkeit, die die Portale sehen, die tatsächliche ist.

Was passiert bei einem Kunden, dessen Anliegen das System nicht versteht?

Es wird an eine Person weitergegeben, mit der ursprünglichen Nachricht und dem, was das System entnehmen konnte. Der Ablauf ist darauf ausgelegt, das Übliche schnell zu beantworten (Termine, Boot, Personen, Preis) und beim Ungewöhnlichen nichts zu erfinden. Eine Hochzeit auf See oder eine Firmengruppe bearbeitet weiterhin das Team.

Können wir das vor der nächsten Saison aufsetzen?

Das ist der übliche Zeitpunkt. Zwischen November und März ist Zeit, die Erstanalyse zu machen, die erste Automatisierung zu bauen und sie mit echten Vorsaisonbuchungen zu testen. Wovon wir abraten, ist ein Start im Juni, wenn das Büro bereits überlastet ist.

Wenn in Ihrem Charterbetrieb Angebote erst am nächsten Tag beantwortet werden und Verträgen von Hand hinterhergelaufen wird, ist der Ausgangspunkt, zu messen, was das jede Saison kostet. Analyse anfragen