Náutica y chárter en Mallorca: automatizar presupuestos, contratos y check-in

Una empresa de chárter en Mallorca, sea de veleros en Palma, de lanchas en Port d'Alcúdia o de excursiones en catamarán desde Port d'Andratx, tiene un negocio con una estacionalidad brutal y una carga administrativa que crece con cada reserva: presupuesto, disponibilidad, contrato, fianza, patrón, listado de tripulación, checklist de salida, y al final la reseña. Automatizar presupuestos, contratos y check-in en náutica y chárter en Mallorca significa que todo ese papeleo ocurra solo entre el momento en que un cliente escribe y el momento en que suelta amarras, sin que la persona de la oficina pase la temporada alta copiando datos de un correo a un PDF.

Presupuesto en minutos, no en horas

La mayoría de consultas llegan por correo, WhatsApp o un formulario web, muchas en inglés, alemán o francés, y casi todas preguntan lo mismo: qué barco, qué fechas, cuántas personas, con o sin patrón, precio. Hoy alguien lee el mensaje, mira el calendario, calcula la tarifa según temporada, extras y días, y redacta la respuesta. Si hay veinte consultas el lunes por la mañana, las últimas se contestan el martes.

Un flujo automático hace esto en minutos:

• Lee la consulta (correo, WhatsApp Business API o formulario) y extrae fechas, número de personas, tipo de embarcación y extras.
• Consulta el calendario de disponibilidad real.
• Aplica la tabla de tarifas por temporada, días y extras (patrón, combustible, limpieza final, equipo de snorkel, catering).
• Genera el presupuesto en PDF con el logo de la empresa, en el idioma del cliente, y lo envía con un enlace para reservar.
• Registra la consulta en el CRM o en la hoja que use la empresa, con estado "presupuesto enviado".

Si la consulta tiene algo fuera de lo normal (un grupo de treinta, una ruta a Menorca, una boda), el flujo la marca y la pasa a una persona en lugar de inventar un precio.

Calendario de disponibilidad que no miente

El problema clásico en chárter es la doble reserva: el barco aparece libre en la web, un agente lo bloquea por teléfono, y un tercer cliente reserva por un portal. Un calendario único de disponibilidad, alimentado por todos los canales, evita esto. Puede vivir en Google Workspace o Microsoft 365, o en el software de gestión de flota que ya uses, y los portales y la web leen de ahí.

Cada reserva confirmada bloquea el barco, los días de limpieza entre salidas y, si aplica, el patrón asignado. El presupuesto automático solo ofrece lo que de verdad está libre.

Contrato y fianza sin persecución

Cuando el cliente acepta el presupuesto, comienza la fase que más tiempo se lleva en la oficina. Automatizada, funciona así:

• Se genera el contrato de chárter con los datos ya recogidos: cliente, embarcación, fechas, precio, condiciones de cancelación, fianza.
• El cliente lo recibe para firma electrónica desde el móvil.
• Se emite el enlace de pago de la señal, y más adelante del resto y de la fianza, con las fechas que marque la política de la empresa.
• Cada pago recibido actualiza el estado de la reserva. Si un pago no llega a tiempo, sale un recordatorio al cliente y un aviso a la oficina.
• Los documentos firmados y los justificantes se archivan en la carpeta de la reserva.

La lista de tripulación, que hay que presentar según la normativa aplicable a cada tipo de chárter, se recoge con un formulario que el cliente rellena con calma antes de llegar: nombres, documentos de identidad, y en su caso titulación náutica de quien vaya a llevar el barco. Los datos personales se guardan en servidores de la Unión Europea y se eliminan pasado el plazo que fije la empresa.

Asignación de patrón y tripulación

Para empresas que ofrecen chárter con patrón, cuadrar quién sale con qué barco cada día es un pequeño rompecabezas: disponibilidad, idiomas del cliente, titulación necesaria para esa eslora, descanso entre salidas. Un flujo que tenga el calendario de patrones y las reglas de la empresa puede proponer la asignación cuando se confirma la reserva y avisar por WhatsApp al patrón con la fecha, el barco, el cliente, el número de personas y cualquier nota (un cumpleaños a bordo, un cliente que se marea).

Si el patrón no confirma en un plazo, se avisa a la oficina para que lo resuelva a mano. El sistema propone; la persona decide en los casos raros.

Checklist previa a la salida, check-in y reseña

Dos días antes de la salida, el cliente recibe un mensaje con lo práctico: dónde está el pantalán, a qué hora presentarse, qué traer, qué no traer, política de combustible, previsión meteorológica orientativa y contacto de emergencia. Este mensaje solo evita la mitad de las llamadas de la víspera.

Para el equipo, la checklist de salida (revisión de seguridad, niveles, inventario, fotos del estado del barco) se hace desde el móvil y queda registrada con hora y fotos. Al regreso, la misma checklist sirve para el check-out, y las fotos de antes y después son la base para devolver la fianza, o retenerla con justificación, sin discusiones.

Al día siguiente de la salida, cuando el cliente todavía tiene las fotos en el móvil y el recuerdo fresco, recibe un mensaje breve de agradecimiento con un enlace para dejar reseña en Google o en el portal por el que reservó. Si hubo alguna incidencia registrada en el check-out, el mensaje no se envía automáticamente y lo revisa una persona primero. Este detalle importa: pedir reseña a quien tuvo un problema sin haberlo resuelto es una mala idea.

Qué cuesta y con qué herramientas

Construimos con lo que la empresa ya usa: su correo en Google Workspace o Microsoft 365, WhatsApp Business API, Holded u otra herramienta de facturación, el software de gestión de flota si lo tiene, y una automatización a medida como capa que conecta todo, alojada en la Unión Europea. Una automatización del alcance descrito en cada apartado se sitúa en nuestro rango publicado de 3.000 a 6.000 euros. Empezamos siempre con un diagnóstico de 1.500 euros fijos en el que medimos cuántas consultas se contestan tarde, cuántas horas se van en contratos y cobros, y qué merece la pena automatizar primero antes de la próxima temporada.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con reservas que entran por portales de chárter?

Sí. Los portales avisan de cada reserva por correo o API, y el flujo las incorpora al mismo calendario y al mismo proceso de contrato y check-in que las reservas directas. Lo importante es que el calendario sea uno solo, para que la disponibilidad que ven los portales sea la real.

¿Qué pasa con un cliente que pide algo que el sistema no entiende?

Se pasa a una persona con el mensaje original y lo que el sistema haya podido extraer. El flujo está diseñado para responder rápido a lo habitual (fechas, barco, personas, precio) y para no inventar nada en lo inusual. Una boda en el mar o un grupo corporativo los sigue tratando el equipo.

¿Podemos montarlo antes de la temporada que viene?

Es el momento habitual. Entre noviembre y marzo hay tiempo para hacer el diagnóstico, construir la primera automatización y probarla con reservas reales de pretemporada. Lo que no recomendamos es empezar en junio con la oficina ya desbordada.

Si en tu empresa de chárter los presupuestos se contestan al día siguiente y los contratos se persiguen a mano, el punto de partida es medir cuánto cuesta eso cada temporada. Solicitar diagnóstico