Automatisierungsunternehmen auf Mallorca auswählen: 10 Fragen vor der Unterschrift

Ein Automatisierungsunternehmen auf Mallorca auszuwählen ist in den letzten zwei Jahren schwieriger geworden, weil das Angebot stark gewachsen ist und sich die Vorschläge ähneln: Alle sprechen von künstlicher Intelligenz, von Agenten und von eingesparten Stunden. Der Unterschied zwischen einem Projekt, das über Jahre funktioniert, und einem, das nach sechs Monaten aufgegeben wird, liegt fast immer darin, wie es beauftragt wurde. Dies sind die zehn Fragen, die unserer Meinung nach jeder Unternehmer in Palma oder im Rest der Insel vor der Unterschrift stellen sollte, jeweils mit unserer eigenen Antwort, damit Sie vergleichen können.

Preis, Umfang und Eigentum

1. Haben Sie veröffentlichte Preise?

Ein Unternehmen, das Preise veröffentlicht, hat entschieden, was es verkauft und zu welchem Preis. Eines, das nur ein Angebot "je nach Projekt" erstellt, kann vollkommen seriös sein, zwingt Sie aber zu einem Verkaufsgespräch, um überhaupt zu erfahren, ob Sie im Rahmen liegen. Wir veröffentlichen drei Zahlen: Erstanalyse zum Festpreis von 1.500 €, eine Automatisierung zwischen 3.000 und 6.000 €, betreuter KI-Agent ab 500 € im Monat. Wenn ein Projekt nicht in diese Zahlen passt, sagen wir das vor Beginn.

2. Was wird vor dem Start schriftlich festgehalten?

Verlangen Sie ein Leistungsdokument, das festhält, was die Automatisierung tut, was sie nicht tut, mit welchen Systemen sie verbunden wird, was als abgeschlossen gilt und was mit dem geschieht, was unterwegs auftaucht. Ohne dieses Dokument zieht sich das Projekt in die Länge, weil jeder eine andere Vorstellung vom Vereinbarten hatte. Unsere Erstanalyse liefert genau dieses Dokument für die ersten drei Automatisierungen.

3. Wem gehören die Konten und der Code?

Diese Frage vermeidet die meisten Probleme. Die Konten der WhatsApp Business API, der Server und jeder beauftragte Dienst müssen vom ersten Tag an auf den Namen Ihres Unternehmens laufen, mit Ihren Zugangsdaten. Die Abläufe und der Code, die für Sie geschrieben werden, gehören Ihnen. Wenn der Anbieter sie "zur Vereinfachung" in seinem eigenen Konto hostet, müssen Sie am Tag des Vertragsendes von vorn beginnen. Wir legen alles in Konten des Kunden an und übergeben die Zugangsdaten beim Abschluss jedes Projekts.

Daten und Betrieb

4. Wo liegen die Daten?

Fragen Sie, in welchem Land die Server stehen, über die die Daten Ihrer Kunden und Ihres Unternehmens laufen, und welche Anbieter von künstlicher Intelligenz eingesetzt werden. Die Antwort sollte konkret sein (Name des Anbieters und Region) und nicht einfach "alles liegt in der Cloud". Wir arbeiten mit Servern in der Europäischen Union, installieren Automatisierungsplattformen auf eigener Infrastruktur oder der des Kunden innerhalb der EU und nutzen Sprachmodelle mit europäischer Verarbeitung oder auf eigenem Server, wenn die Daten es erfordern. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, bevor wir echte Daten anfassen.

5. Was passiert, wenn etwas kaputtgeht?

Jede Automatisierung fällt irgendwann aus: Ein Anbieter ändert seine API, WhatsApp aktualisiert seine Regeln, jemand benennt eine Spalte in einer Tabelle um. Entscheidend ist, ob es jemand bemerkt und wie lange die Behebung dauert. Fragen Sie, ob es Alarme gibt, wer sie erhält und welche Reaktionszeit zugesichert wird. Bei unseren Automatisierungen gehen Fehlermeldungen an uns und an den Kunden, und der betreute Service schließt die Korrektur ein.

6. Wer wartet das System und was kostet es?

Eine Automatisierung, die ohne Wartungsplan übergeben wird, verschlechtert sich mit der Zeit. Fragen Sie, ob die Wartung enthalten ist, wie lange, und was sie danach kostet. Unsere Automatisierungen enthalten eine Supportphase nach der Übergabe; beim betreuten KI-Agenten sind Wartung, Anpassungen und Prüfung der Protokolle in der Monatsgebühr enthalten.

7. Was weigern Sie sich zu automatisieren?

Eine ehrliche Antwort auf diese Frage sagt viel aus. Manche Dinge sollte man nicht automatisieren: Preisentscheidungen, Antworten auf schwerwiegende Beschwerden, jede Kommunikation, die in einem ungünstigen Moment einen Kunden kosten kann, Prozesse, die sich jede Woche ändern. Wir benennen das in der Erstanalyse, mit einer Liste dessen, was wir so lassen würden, wie es ist. Ein Unternehmen, das verspricht, alles zu automatisieren, hat vermutlich noch nicht viele echte Betriebe von innen gesehen.

Präsenz, Referenzen und Ausstieg

8. Sind Sie auf Mallorca?

Für ein Familienunternehmen auf der Insel ist das aus praktischen Gründen wichtig. Wer die Automatisierung baut, muss sich in Ihr Büro setzen, verstehen, wie die Saison läuft, mit der Person sprechen, die die Arbeit heute von Hand erledigt, und wiederkommen, wenn etwas nicht stimmt. Aus der Ferne geht das auch, aber schlechter. Wir arbeiten auf Mallorca und die Erstanalyse findet vor Ort statt.

9. Können Sie mir Referenzen von Unternehmen wie meinem nennen?

Bitten Sie darum, mit einem Kunden aus Ihrer Branche oder Ihrer Größenordnung zu sprechen. Ein Anbieter mit Erfahrung in Hotels, Restaurants, Kliniken oder im Yachtbereich hat konkrete Beispiele und kann Ihnen sagen, was gut lief und was mehr gekostet hat als geplant. Misstrauen Sie Referenzen, die nur aus Logos auf einer Website bestehen.

10. Was passiert, wenn ich die Zusammenarbeit beenden möchte?

Die Ausstiegsbedingungen müssen im Vertrag stehen: was übergeben wird, in welcher Frist, welche Dokumentation existiert und ob es eine Vertragsstrafe gibt. Angemessen ist, dass Sie mit Ihren Konten, Ihren Abläufen, Ihrer Dokumentation und Ihren Daten gehen können und das System weiterläuft, während Sie einen anderen Anbieter suchen oder es selbst betreiben. Genau das legen unsere Verträge fest, mit einem Monat Kündigungsfrist beim betreuten Service und ohne Mindestlaufzeit.

Wie Sie diese Liste nutzen

Kein Anbieter wird alle zehn Fragen perfekt beantworten. Wichtig ist, dass er konkret und schriftlich antwortet und dass die Antworten auf die Fragen 3, 4 und 10 (Eigentum, Daten und Ausstieg) Sie beruhigen. Wenn Sie bei diesen dreien nur vage Antworten bekommen, suchen Sie weiter, auch wenn der Preis gut ist.

Eine einfache Methode, zwei Angebote zu vergleichen: Fordern Sie von beiden das Leistungsdokument für die erste Automatisierung an und legen Sie sie nebeneinander. Meist ist in fünf Minuten klar, wer Ihr Unternehmen verstanden hat.

Häufige Fragen

Ist ein lokales Unternehmen besser oder eine Online-Plattform mit Standardautomatisierungen?

Das hängt davon ab, was Sie brauchen. Wenn Ihr Prozess identisch mit dem von Tausenden anderer Unternehmen ist, kann eine Standardplattform ausreichen und ist günstiger. Wenn Ihr Prozess Besonderheiten hat (Ihr Reservierungsprogramm, Ihre Arbeitsweise in der Saison, Ihre Lieferanten), liefert Ihnen ein Unternehmen, das maßgeschneidert auf Ihren Werkzeugen aufbaut, etwas, das in Ihrem konkreten Fall funktioniert.

Wie viel sollte eine vernünftige Automatisierung kosten?

Für ein Unternehmen mit 3 bis 50 Personen bewegt sich eine konkrete Automatisierung (ein Prozess, mehrere verbundene Systeme, Tests und Übergabe) normalerweise zwischen 3.000 und 6.000 €. Ein Angebot weit darunter bedeutet meist eine Vorlage ohne Anpassung; weit darüber ein Projekt, das man vielleicht in Phasen aufteilen sollte.

Muss ich mich mit Technik auskennen, um richtig zu beauftragen?

Nein. Die zehn Fragen in diesem Artikel lassen sich ohne technische Kenntnisse stellen, und die Antworten sind auch ohne sie verständlich. Was Sie brauchen, ist eine gute Kenntnis Ihres eigenen Prozesses: wer ihn heute erledigt und wie viel Zeit er kostet, denn mit dieser Information arbeitet ein guter Anbieter.

Wenn Sie lieber mit einem konkreten Leistungsdokument als mit einem allgemeinen Angebot beginnen möchten: Unsere Erstanalyse für 1.500 € erstellt genau dieses Dokument innerhalb einer Woche, und der Betrag wird mit dem ersten Projekt verrechnet. Analyse anfragen