Was kostet es, ein Unternehmen auf Mallorca zu automatisieren: reale Preise 2026

Was es kostet, ein Unternehmen auf Mallorca zu automatisieren, ist die erste Frage, die uns fast alle stellen, und die ehrliche Antwort lautet: Es hängt vom Prozess ab, von der Zahl der beteiligten Systeme und davon, ob ein KI-Agent in Echtzeit Anfragen bearbeiten muss oder nicht. Dennoch gibt es klare Preisspannen auf dem spanischen Markt, und es gibt Preise, die wir selbst veröffentlichen. In diesem Artikel stellen wir sie alle zusammen, damit Sie Angebote mit Sachverstand vergleichen können, egal ob Sie ein Hotel in Alcúdia, eine Praxis in Palma oder eine Werkstatt in Inca führen.

Die drei Abrechnungsformen für Automatisierung

In Spanien wird Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen auf drei Arten beauftragt, und Sie sollten jede davon verstehen, bevor Sie auf Zahlen schauen:

• Nach Stunden: Ein Freelancer oder ein Spezialist rechnet die aufgewendete Zeit ab. Das ist flexibel, aber die Endkosten kennt man erst am Schluss, und das Risiko trägt der Kunde.
• Pro Projekt: Festpreis für einen Ablauf oder eine Gruppe definierter Abläufe. Das ist die üblichste Form für ein erstes Projekt, weil das Budget im Voraus bekannt ist.
• Monatliche Pauschale (Retainer oder betreuter Service): Es wird ein fester Monatsbetrag gezahlt, um das Gebaute zu warten, zu überwachen und zu verbessern, oder um einen KI-Agenten zu betreiben. Das ist sinnvoll, wenn das System täglich Kunden bedient und jemand es im Blick behalten muss.

Viele Projekte kombinieren die beiden letzten: ein Festpreis für den Aufbau und eine Pauschale für die Wartung.

Marktpreise in Spanien 2026

Dies sind die Spannen, die wir in Angeboten spanischer Unternehmen und Fachleute sehen. Sie sind Richtwerte und variieren je nach Erfahrung des Anbieters und Komplexität der Arbeit:

• Generalistischer Freelancer: 30 bis 80 Euro pro Stunde.
• Spezialist für Automatisierung oder KI: 90 bis 150 Euro pro Stunde.
• Einfache Automatisierung (ein Ablauf zwischen zwei Systemen, zum Beispiel Reservierung ins CRM plus Bestätigungsnachricht): 1.500 bis 3.000 Euro.
• Chatbot-Projekt oder vollständiger Prozess (mehrere Systeme, Dokumentenverarbeitung oder konversationelle Betreuung): 3.000 bis 10.000 Euro.
• Monatliche Pauschale für Wartung oder Support: 150 bis 800 Euro im Monat, je nach Zahl der Abläufe und Betreuungsniveau.

Zu diesen Beträgen kommen die Kosten der Tools hinzu. Ein Server in der EU für die Automatisierungen kostet einige Dutzend Euro im Monat; die WhatsApp Business API wird pro Konversation zu Tarifen abgerechnet, die Meta festlegt; die KI-Modelle werden nach Nutzung bezahlt und machen in einem KMU meist einen überschaubaren Monatsbetrag aus. Ein gutes Angebot weist sie getrennt aus und erklärt sie.

Unsere veröffentlichten Preise

Wir veröffentlichen unsere Preise lieber, damit das Gespräch mit den Zahlen auf dem Tisch beginnt:

• Erstanalyse: 1.500 Euro, Festpreis. Wir analysieren die Prozesse Ihres Unternehmens, messen, wie viel Zeit sie heute verbrauchen, und liefern einen Bericht mit den Abläufen, die automatisiert werden sollten, in welcher Reihenfolge, mit welchen Tools und mit einem Festpreis für jeden einzelnen. Wenn wir anschließend bauen, wird die Erstanalyse vom ersten Projekt abgezogen.
• Eine Automatisierung: 3.000 bis 6.000 Euro. Festpreis für einen vollständigen Prozess, gebaut auf Ihren aktuellen Tools (PMS, CRM, Google Workspace, Microsoft 365, Holded, WhatsApp Business API), mit Ausführungsprotokoll, Fehlerbenachrichtigungen, Dokumentation und Schulung des Teams.
• Betreuter KI-Agent: ab 500 Euro im Monat. Ein Agent, der täglich Gespräche führt oder Aufgaben ausführt, mit Überwachung durch uns, Prüfung der Gespräche, laufenden Anpassungen und den Toolkosten bis zu einem vereinbarten Volumen inklusive.

Wir liegen im oberen Bereich der Marktspanne für "einfache Automatisierung", weil wir keine Abläufe ohne Monitoring und Dokumentation liefern; wenn im August etwas ausfällt, muss es noch am selben Tag erkannt und behoben werden.

Was ein Projekt teurer oder günstiger macht

Wenn ein Angebot aus den Spannen ausbricht, liegt es fast immer an einem dieser Faktoren:

• Zahl der verbundenen Systeme. Zwei Systeme mit API sind einfach. Ein altes Programm ohne API, das dazu zwingt, E-Mails zu lesen oder Dateien zu exportieren, verteuert das Projekt.
• Datenqualität. Wenn Kunden doppelt angelegt sind oder die Preise an drei verschiedenen Orten liegen, muss vor der Automatisierung bereinigt werden.
• Bedarf an menschlicher Prüfung. Abläufe, die Dokumente lesen (Charterverträge, Werkstattaufträge, Patientenformulare), brauchen eine Ausnahmewarteschlange und eine Oberfläche, um sie zu prüfen.
• Betreuung in Echtzeit. Ein Agent, der Kunden per WhatsApp antwortet, muss verfügbar, überwacht und feinjustiert sein; daher die monatliche Pauschale.
• Sprachen. Auf Mallorca ist es üblich, auf Spanisch, Katalanisch, Englisch und Deutsch zu antworten. Das ist eine normale Anforderung, muss aber in jeder Sprache getestet werden.

Wie Sie Angebote vergleichen, ohne sich zu irren

Zwei Angebote mit demselben Betrag können sehr Unterschiedliches beinhalten. Prüfen Sie vor der Entscheidung:

1. Was passiert bei einem Ausfall. Gibt es Benachrichtigungen? Wer behebt ihn und in welcher Zeit?
2. Wem die Konten gehören. Die Tools müssen auf den Namen Ihres Unternehmens laufen, mit vollem Zugriff, damit Sie den Anbieter wechseln können.
3. Wo die Daten liegen. Lassen Sie sich schriftlich zusichern, dass Kundendaten auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet werden.
4. Was die Wartung umfasst. Stunden für Anpassungen, Prüfung der Gespräche, Aktualisierungen, wenn Booking, Airbnb oder WhatsApp etwas ändern.
5. Wie das Ergebnis gemessen wird. Eingesparte Stunden, Antwortzeit, zurückgeholte Angebote. Ohne vorherige Messung lässt sich nicht feststellen, ob es sich gelohnt hat.

Wann sich die Investition amortisiert

Eine einfache Rechnung, die wir in jeder Erstanalyse anstellen: Stunden, die das Team heute für den Prozess aufwendet, multipliziert mit den realen Kosten dieser Stunde (Gehalt plus Nebenkosten), multipliziert mit den Saisonmonaten, in denen er sich wiederholt. In einem Unternehmen, das während sechs Saisonmonaten täglich zwei Stunden für einen wiederkehrenden Prozess aufwendet, übersteigt der Betrag den Preis einer Automatisierung deutlich. Hinzu kommt, was nicht mehr verloren geht: Bewertungen, die tatsächlich erbeten werden, Angebote, bei denen tatsächlich nachgefasst wird, Reservierungen, die an einem Samstagnachmittag nicht unbeantwortet bleiben.

Wer das KI-Modell bezahlt

Das KI-Modell, das als "Gehirn" des Agenten dient (Claude, GPT, Gemini oder ein anderes), beauftragt Ihr Unternehmen direkt über ein eigenes Konto, und seine Kosten sind in unserem Preis nicht enthalten. Der Grund dafür ist die DSGVO und keine Margenfrage. Mit dem Konto auf Ihren Namen bleiben alle Daten, die Ihre Agenten erzeugen, abfragen und speichern, unter Ihrer Kontrolle, mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Modellanbieter. Die Kosten liegen je nach Nutzung meist bei einigen Dutzend Euro im Monat pro Agent und werden im Plan aufgeschlüsselt.

Häufige Fragen

Warum eine Erstanalyse berechnen, wenn andere sie kostenlos anbieten?

Weil eine kostenlose Analyse in der Regel ein einstündiges Verkaufsgespräch ist, während unsere eine Analysearbeit mit Zeitmessung und einem Bericht ist, den Sie mit uns oder mit jedem anderen Anbieter nutzen können. Außerdem wird der Betrag vom ersten Projekt abgezogen, wenn wir weitermachen.

Gibt es nach der Übergabe versteckte Kosten?

Die laufenden Kosten sind die Tools (der Server, Konversationen über die WhatsApp Business API, Nutzung von KI-Modellen) und, falls beauftragt, die Wartung. Alle werden im Angebot vor dem Start aufgeschlüsselt, mit einer Monatsschätzung für Ihr Volumen.

Kann ich mit etwas Kleinerem als 3.000 Euro anfangen?

Die Erstanalyse für 1.500 Euro ist der Einstieg, und in manchen Fällen lässt sich ein Teil des Prozesses bereits während der Erstanalyse lösen. Was wir nicht machen, sind Abläufe ohne Monitoring und Dokumentation, denn in der Hochsaison sind das diejenigen, die am Ende Probleme bereiten.

Wenn Sie statt einer Spanne eine konkrete Zahl für Ihr Unternehmen möchten, ist der kürzeste Weg die Erstanalyse: In zwei Wochen wissen Sie, was automatisiert werden sollte, in welcher Reihenfolge und zu welchem Festpreis. Analyse anfragen