Cómo elegir una empresa de automatización en Mallorca: 10 preguntas antes de firmar

Elegir una empresa de automatización en Mallorca se ha vuelto más difícil en los dos últimos años, porque la oferta ha crecido mucho y las propuestas se parecen: todas hablan de inteligencia artificial, de agentes y de ahorrar horas. La diferencia entre un proyecto que funciona durante años y uno que se abandona en seis meses está casi siempre en cómo se ha contratado. Estas son las diez preguntas que, en nuestra opinión, cualquier empresario de Palma o del resto de la isla debería hacer antes de firmar, con lo que nosotros respondemos a cada una para que puedas comparar.

Precio, alcance y propiedad

1. ¿Tenéis precios publicados?

Una empresa que publica precios ha decidido qué vende y a cuánto. Una que solo da presupuesto "según el proyecto" puede ser perfectamente seria, pero te obliga a pasar por una reunión comercial para saber si estás en el rango. Nosotros publicamos tres cifras: diagnóstico a 1.500 euros fijos, una automatización entre 3.000 y 6.000 euros, agente gestionado desde 500 euros al mes. Si un proyecto no cabe en esas cifras, lo decimos antes de empezar.

2. ¿Qué queda por escrito antes de empezar?

Pide un documento de alcance que diga qué hace la automatización, qué no hace, con qué sistemas se conecta, qué se considera terminado y qué pasa con lo que aparezca por el camino. Sin ese documento, el proyecto se alarga porque cada uno tenía una idea distinta de lo acordado. Nuestro diagnóstico produce exactamente eso para las tres primeras automatizaciones.

3. ¿De quién son las cuentas y el código?

Esta es la pregunta que más problemas evita. Las cuentas de WhatsApp Business API, el servidor y cualquier servicio que se contrate deben estar a nombre de tu empresa, con tus credenciales, desde el primer día. Los flujos y el código que se escriban para ti son tuyos. Si el proveedor los aloja en su cuenta "para simplificar", el día que la relación acabe tendrás que empezar de cero. Nosotros creamos todo en cuentas del cliente y le entregamos las credenciales al cerrar cada proyecto.

Datos y funcionamiento

4. ¿Dónde viven los datos?

Pregunta en qué país están los servidores por los que pasan los datos de tus clientes y de tu negocio, y qué proveedores de inteligencia artificial se usan. La respuesta debería ser concreta (nombre del proveedor y región) y no un "está todo en la nube". Nosotros trabajamos con servidores en la Unión Europea, instalamos plataformas de automatización en infraestructura propia o del cliente dentro de la UE, y usamos modelos de lenguaje con procesamiento europeo o en servidor propio cuando el dato lo exige. Firmamos contrato de encargado del tratamiento antes de tocar datos reales.

5. ¿Qué pasa cuando se rompe?

Toda automatización falla en algún momento: un proveedor cambia su API, WhatsApp actualiza sus reglas, alguien renombra una columna en una hoja de cálculo. Lo que importa es si alguien se entera y cuánto tarda en arreglarlo. Pregunta si hay alertas, quién las recibe y cuál es el tiempo de respuesta comprometido. En nuestras automatizaciones hay avisos de error que llegan a nosotros y al cliente, y el servicio gestionado incluye la corrección.

6. ¿Quién lo mantiene y cuánto cuesta?

Una automatización entregada sin plan de mantenimiento se degrada. Pregunta si el mantenimiento está incluido, durante cuánto tiempo, y cuánto cuesta después. Nuestras automatizaciones incluyen un periodo de soporte tras la entrega; el agente gestionado incluye mantenimiento, ajustes y revisión de registros en la cuota mensual.

7. ¿Qué os negáis a automatizar?

Una respuesta honesta a esta pregunta dice mucho. Hay cosas que no conviene automatizar: decisiones de precio, respuestas a quejas graves, cualquier comunicación que en un mal momento pueda perder un cliente, procesos que cambian cada semana. Nosotros lo decimos en el diagnóstico, con una lista de lo que recomendamos dejar como está. Una empresa que promete automatizarlo todo probablemente no ha entrado en muchas empresas reales.

Presencia, referencias y salida

8. ¿Estáis en Mallorca?

Para una empresa familiar de la isla esto importa por razones prácticas. Quien construye la automatización tiene que sentarse en tu oficina, entender cómo funciona la temporada, hablar con la persona que hoy hace el trabajo a mano y volver cuando algo no cuadra. Se puede hacer a distancia, pero se hace peor. Nosotros trabajamos en Mallorca y el diagnóstico se hace de forma presencial.

9. ¿Podéis darme referencias de empresas parecidas a la mía?

Pide hablar con un cliente de tu sector o de tu tamaño. Un proveedor con experiencia en hoteles, restaurantes, clínicas o náutica tendrá ejemplos concretos y podrá decirte qué salió bien y qué costó más de lo previsto. Desconfía de referencias que solo sean logotipos en una web.

10. ¿Qué pasa si quiero dejar de trabajar con vosotros?

Las condiciones de salida deben estar en el contrato: qué se entrega, en qué plazo, qué documentación existe y si hay penalización. Lo razonable es que puedas irte con tus cuentas, tus flujos, tu documentación y tus datos, y que el sistema siga funcionando mientras buscas a otro proveedor o lo mantienes por tu cuenta. Es lo que establecen nuestros contratos, con un mes de preaviso en el servicio gestionado y sin permanencia.

Cómo usar esta lista

Ningún proveedor contestará perfectamente a las diez preguntas. Lo importante es que conteste con concreción y por escrito, y que las respuestas a las preguntas 3, 4 y 10 (propiedad, datos y salida) te dejen tranquilo. Si te responden con vaguedades a esas tres, sigue buscando aunque el precio sea bueno.

Una forma sencilla de comparar dos propuestas es pedir a cada una el documento de alcance de la primera automatización y compararlos lado a lado. Suele quedar claro en cinco minutos quién ha entendido tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor una empresa local o una plataforma en línea que ofrece automatizaciones estándar?

Depende de lo que necesites. Si tu proceso es idéntico al de miles de empresas, una plataforma estándar puede bastar y será más barata. Si tu proceso tiene particularidades (tu programa de reservas, tu forma de trabajar en temporada, tus proveedores), una empresa que lo construya a medida sobre tus herramientas te dará algo que funciona en tu caso real.

¿Cuánto debería costar una automatización razonable?

Para una empresa de 3 a 50 personas, una automatización concreta (un proceso, varios sistemas conectados, pruebas y entrega) se mueve normalmente entre 3.000 y 6.000 euros. Un presupuesto muy por debajo suele significar una plantilla sin adaptar; muy por encima, un proyecto que quizá conviene dividir en fases.

¿Necesito saber de tecnología para contratar bien?

No. Las diez preguntas de este artículo se pueden hacer sin conocimientos técnicos y las respuestas se entienden sin ellos. Lo que sí necesitas es conocer bien tu propio proceso, quién lo hace hoy y cuánto tiempo le lleva, porque esa es la información con la que un buen proveedor va a trabajar.

Si quieres empezar con un documento de alcance concreto en lugar de con una propuesta genérica, nuestro diagnóstico inicial de 1.500 euros lo produce en una sesión de trabajo y se descuenta del primer proyecto. Solicitar diagnóstico