Erstanalyse für Automatisierung: Was gemessen wird und was Sie danach erhalten

Eine Erstanalyse für Automatisierung ist der erste Schritt, den wir jedem Unternehmen auf Mallorca vorschlagen, das Prozesse automatisieren oder KI-Agenten einführen möchte, und zugleich der Schritt, der die meisten Fragen aufwirft: Was genau passiert an diesem Vormittag, was wird gemessen, was nehmen Sie am Ende mit und warum kostet es 1.500 € zum Festpreis. Dieser Artikel erklärt es Schritt für Schritt, so wie wir es in einem Hotel in Alcúdia, einer Klinik in Palma oder einer Bootswerkstatt im Port d'Andratx machen, damit Sie vorab wissen, was Sie erwartet, und entscheiden können, ob es sich für Sie lohnt.

Warum mit einer Analyse beginnen und nicht mit einem Angebot

Wenn ein Unternehmer uns anruft, hat er meist schon eine Vorstellung davon, was er will: "einen Chatbot für WhatsApp", "dass die Rechnungen von allein hereinkommen", "einen Bericht jeden Morgen". Manchmal ist diese Idee die richtige. Häufig taucht, sobald wir mit dem Team zusammensitzen, eine andere Aufgabe auf, die dreimal so viele Stunden verschlingt und die niemand erwähnt hatte, weil sie als unvermeidlich galt.

Ein Angebot ohne vorherige Messung birgt zwei Risiken: Man automatisiert das, was sichtbar ist, statt das, was wirklich Zeit kostet, und man kalkuliert blind. Die Erstanalyse existiert, damit das erste Projekt dasjenige ist, das sich am schnellsten rechnet, und damit Umfang und Preis vor Beginn feststehen.

Was während der Erstanalyse passiert

Die Erstanalyse findet vor Ort in Ihrem Unternehmen statt, normalerweise an einem Vormittag. Wir arbeiten mit drei Profilen: mit der Geschäftsleitung, mit der Person, die täglich die Verwaltungs- oder Kundenarbeit erledigt, und mit der Person, die die technische oder IT-Seite betreut (das Verwaltungsprogramm, die Website, die Zugänge), sei es jemand aus Ihrem Team oder der externe Dienstleister, der das für Sie pflegt. Die Person, die die tägliche Arbeit macht, ist die wichtigste der Sitzung, denn sie kennt die Abkürzungen und Behelfslösungen, die nirgends dokumentiert sind. Die technische Person verhindert, dass der Plan etwas vorschlägt, das sich danach nicht anbinden lässt.

Der Ablauf sieht so aus:

• Erste Stunde: Rundgang durch den Betrieb und die Werkzeuge, die Sie nutzen. Reservierungsprogramm oder Kassensystem, E-Mail (Google Workspace oder Microsoft 365), Holded oder ein anderes Verwaltungsprogramm, Tabellen, WhatsApp, gemeinsame Ordner. Wir notieren, welche Information wo liegt und wie sie von einem Ort zum anderen gelangt.
• Zweite und dritte Stunde: Gespräch mit der Person, die die Arbeit macht. Wir bitten sie, uns am Bildschirm zu zeigen, wie sie eine Reservierung, eine Rechnung, eine Anfrage, ein Angebot bearbeitet. Wir stoppen die Zeit und zählen: wie oft am Tag, wie viele Minuten pro Vorgang, was schiefgeht. Wir fragen auch, was in der Hochsaison passiert und wer die Aufgabe übernimmt, wenn diese Person nicht da ist.
• Letzte Stunde: Abgleich mit der Geschäftsleitung. Wir legen die erhobenen Zahlen auf den Tisch und prüfen, ob sie mit der Wahrnehmung des Inhabers übereinstimmen. Fast immer gibt es eine Überraschung.

Während der Erstanalyse installieren wir nichts und greifen in kein System ein. Wir schauen nur zu und messen.

Was gemessen wird

Das Hauptergebnis ist eine Karte der wiederkehrenden Arbeit im Unternehmen mit Stunden pro Monat je Aufgabe. Für jede Aufgabe notieren wir:

• Was sie ist und wer sie erledigt.
• Wie oft im Monat sie anfällt, in der Nebensaison und in der Hochsaison.
• Wie lange sie jedes Mal dauert.
• Welche Systeme beteiligt sind.
• Welche Fehler oder Verzögerungen sie verursacht, wenn sie sich anhäuft.
• Ob sie sich vollständig, teilweise oder besser gar nicht automatisieren lässt.

Daraus ergibt sich eine nach Stunden geordnete Liste. In einem Unternehmen mit 10 Personen ist es üblich, dass die ersten fünf Aufgaben der Liste zusammen einem vollen Arbeitstag einer Person pro Tag entsprechen, verteilt auf mehrere Personen. Aus dieser Zahl lässt sich berechnen, wie viel jede Automatisierung einspart und in welcher Zeit sich die Investition amortisiert.

Was Sie danach erhalten

Innerhalb einer Woche nach der Sitzung liefern wir ein kurzes Dokument, in der Regel sechs bis zehn Seiten, mit vier Teilen:

1. Die Karte der wiederkehrenden Arbeit, mit Stunden pro Monat je Aufgabe und je Person, so wie wir sie gemessen haben.
2. Die drei Automatisierungen, die sich zuerst rechnen, in Reihenfolge. Für jede: was sie tut, welche Systeme sie verbindet, was wir bauen würden (eine maßgeschneiderte Automatisierung, WhatsApp Business API, ein betreuter KI-Agent), ein Festpreis innerhalb unserer veröffentlichten Spanne (zwischen 3.000 und 6.000 € pro Automatisierung oder ab 500 € im Monat bei einem betreuten KI-Agenten) und eine Frist in Wochen.
3. Was wir so lassen würden, wie es ist: Aufgaben, die automatisierbar wirken, die man aber besser nicht anfasst, weil sie Urteilsvermögen erfordern, sich zu oft ändern oder die Einsparung die Kosten nicht rechtfertigt.
4. Überlegungen zum Datenschutz: welche Kundendaten beteiligt wären, wo sie gespeichert würden (immer in der Europäischen Union) und was dokumentiert werden müsste.

Das Dokument gehört Ihnen. Sie können es nutzen, um uns zu beauftragen, einen anderen Anbieter zu beauftragen oder es intern umzusetzen. Es ist so geschrieben, dass jeder Techniker es versteht.

Was es kostet und wie es verrechnet wird

Die Erstanalyse kostet 1.500 €, Festpreis, ohne Abweichungen nach Unternehmensgröße innerhalb des Bereichs, mit dem wir arbeiten (3 bis 50 Personen). Wenn Sie anschließend die erste Automatisierung bei uns beauftragen, werden die 1.500 € vollständig mit diesem ersten Projekt verrechnet. Wenn Sie nichts beauftragen, behalten Sie das Dokument und die Zahlen.

Wir gehen aus einem einfachen Grund so vor: Wir wollen keine Automatisierung verkaufen, die sich nicht rechnet. Wenn die Erstanalyse ergibt, dass es in Ihrem Unternehmen nicht genug wiederkehrende Arbeit gibt, um ein Projekt zu rechtfertigen, schreiben wir das in das Dokument, und das ist auch schon vorgekommen.

Wie Sie die Sitzung vorbereiten

Um die Sitzung gut zu nutzen, sollten Sie Folgendes bereithalten:

• Zugang (in Ihrer Anwesenheit) zu den wichtigsten Werkzeugen, um sie am Bildschirm zu sehen.
• Einen typischen Monat der Hochsaison und einen der Nebensaison im Kopf, mit ungefähren Zahlen zu Reservierungen, Bestellungen, Terminen oder Angeboten.
• Verfügbarkeit der Person, die die Arbeit täglich erledigt, zwei Stunden ohne Unterbrechung.
• Eine Liste der Dinge, die Sie stören: was sich verzögert, was vergessen wird, was im August verloren geht.

Das genügt. Alles Weitere erarbeiten wir während der Sitzung.

Häufige Fragen

Lohnt sich die Erstanalyse, wenn mein Unternehmen sehr klein ist?

Ja, ab drei Personen. In einem Unternehmen mit drei oder vier Personen ist die Karte kürzer und die Zahlen sind klarer, und oft ist das Ergebnis eine einzige Automatisierung oder sogar nur eine Konfiguration vorhandener Werkzeuge, die kein Projekt erfordert. Auch das sagen wir Ihnen.

Kann die Analyse aus der Ferne stattfinden?

Wir machen sie lieber in Ihrem Unternehmen auf Mallorca, weil der Blick darauf, wie das Team an seinem Platz arbeitet, Informationen liefert, die ein Videoanruf nicht bietet. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mit Teammitgliedern im Homeoffice kombinieren wir eine Sitzung vor Ort mit Online-Gesprächen.

Was ist, wenn ich bereits eine Automatisierung im Einsatz habe?

Wir nehmen sie in die Karte auf. Wir prüfen, was sie tut, ob sie noch funktioniert, wer sie wartet und ob sie erweitert oder ersetzt werden sollte. Häufig finden wir Abläufe in Make oder Zapier, die jemand vor zwei Jahren eingerichtet hat und deren Funktionsweise niemand mehr kennt; die Erstanalyse dokumentiert sie.

Wenn Sie wissen möchten, wie viele Stunden im Monat in Ihrem Unternehmen in wiederkehrende Arbeit fließen und welche drei Automatisierungen sich zuerst rechnen würden, reservieren Sie Ihre Erstanalyse. Analyse anfragen