Diagnóstico de automatización: qué se mide y qué recibes después

Un diagnóstico de automatización es el primer paso que proponemos a cualquier empresa de Mallorca que se plantea automatizar procesos o incorporar agentes de IA, y también el que más dudas genera: qué se hace exactamente en el diagnóstico inicial, qué se mide, qué te llevas al final y por qué cuesta 1.500 euros fijos. Este artículo lo explica paso a paso, tal como lo hacemos en un hotel de Alcúdia, una clínica de Palma o un taller náutico del Port d'Andratx, para que sepas de antemano qué esperar y decidas si te compensa.

Por qué empezar con un diagnóstico y no con una propuesta

Cuando un empresario nos llama suele tener ya una idea de lo que quiere: "un chatbot para WhatsApp", "que las facturas entren solas", "un informe cada mañana". A veces esa idea es la correcta. Con frecuencia, al sentarnos con el equipo, aparece otra tarea que consume el triple de horas y que nadie había mencionado porque se daba por inevitable.

Hacer una propuesta sin haber medido tiene dos riesgos: automatizar lo que se ve en lugar de lo que pesa, y presupuestar a ciegas. El diagnóstico existe para que el primer proyecto sea el que antes se paga, y para que su alcance y su precio estén cerrados antes de empezar.

Qué pasa durante el diagnóstico inicial

El diagnóstico se hace de forma presencial en tu empresa, normalmente en una mañana. Trabajamos con tres perfiles: quien dirige el negocio, quien hace el trabajo administrativo o de atención a diario, y quien lleva la parte técnica o informática (el programa de gestión, la web, los accesos), sea de tu equipo o el proveedor externo que os la mantiene. La persona que hace el trabajo diario es la más importante de la sesión, porque conoce los atajos y los apaños que no están escritos en ningún sitio. La técnica evita que el plan proponga algo que después no se puede conectar.

El guion es el siguiente:

• Primera hora: recorrido por el negocio y por las herramientas que usáis. Programa de reservas o TPV, correo (Google Workspace o Microsoft 365), Holded u otro programa de gestión, hojas de cálculo, WhatsApp, carpetas compartidas. Anotamos qué información vive en cada sitio y cómo pasa de uno a otro.
• Segunda y tercera hora: entrevista con quien hace el trabajo. Le pedimos que nos enseñe, en pantalla, cómo gestiona una reserva, una factura, una consulta, un presupuesto. Cronometramos y contamos: cuántas veces al día, cuántos minutos cada vez, qué falla. Preguntamos también qué ocurre en temporada alta y quién lo hace cuando esa persona no está.
• Última hora: contraste con la dirección. Ponemos sobre la mesa las cifras recogidas y comprobamos que cuadran con la percepción del propietario. Casi siempre hay una sorpresa.

No instalamos nada ni tocamos ningún sistema durante el diagnóstico. Solo miramos y medimos.

Qué se mide

El resultado principal es un mapa del trabajo repetitivo de la empresa con horas al mes por tarea. Para cada tarea anotamos:

• Qué es y quién la hace.
• Cuántas veces al mes ocurre, en temporada baja y en temporada alta.
• Cuánto tiempo lleva cada vez.
• Qué sistemas intervienen.
• Qué errores o retrasos provoca cuando se acumula.
• Si se puede automatizar del todo, en parte, o si conviene dejarla como está.

Con eso se obtiene una lista ordenada por horas. En una empresa de 10 personas es habitual que las cinco primeras tareas de la lista sumen el equivalente a media jornada diaria de una persona, repartida entre varias. Esa cifra es la que permite calcular cuánto ahorra cada automatización y en cuánto tiempo se recupera lo invertido.

Qué recibes después

En el plazo de una semana desde la sesión entregamos un documento breve, en general de seis a diez páginas, con cuatro partes:

1. El mapa del trabajo repetitivo, con horas al mes por tarea y por persona, tal como lo hemos medido.
2. Las tres automatizaciones que antes se pagan, ordenadas. Para cada una: qué hace, qué sistemas conecta, qué construiríamos (una automatización a medida, WhatsApp Business API, un agente gestionado), un precio cerrado dentro de nuestra horquilla publicada (entre 3.000 y 6.000 euros por automatización, o desde 500 euros al mes si es un agente gestionado) y un plazo en semanas.
3. Lo que recomendamos dejar como está: tareas que parecen automatizables y no conviene tocar, porque requieren criterio, cambian demasiado o el ahorro no compensa el coste.
4. Consideraciones de datos: qué información de clientes intervendría, dónde se alojaría (siempre en la Unión Europea) y qué habría que documentar.

El documento es tuyo. Puedes usarlo para contratarnos, para contratar a otro proveedor o para hacerlo internamente. Está escrito para que cualquier técnico lo entienda.

Qué cuesta y cómo se descuenta

El diagnóstico cuesta 1.500 euros, precio fijo, sin variaciones por tamaño de la empresa dentro del rango con el que trabajamos (de 3 a 50 personas). Si después contratas la primera automatización con nosotros, los 1.500 euros se descuentan íntegros de ese primer proyecto. Si no contratas nada, te quedas con el documento y con las cifras.

Lo planteamos así por una razón sencilla: no queremos vender una automatización que no se pague. Si el diagnóstico concluye que en tu empresa no hay suficiente trabajo repetitivo para justificar un proyecto, lo decimos en el documento, y ha ocurrido.

Cómo preparar la sesión

Para aprovechar la sesión conviene tener a mano:

• Acceso (con vosotros delante) a las herramientas principales, para verlas en pantalla.
• Un mes típico de temporada alta y uno de temporada baja en la cabeza, con cifras aproximadas de reservas, pedidos, citas o presupuestos.
• Disponibilidad de la persona que hace el trabajo a diario, sin interrupciones durante dos horas.
• Una lista de las cosas que os molestan: lo que se retrasa, lo que se olvida, lo que se pierde en agosto.

Con eso basta. Lo demás lo sacamos durante la sesión.

Preguntas frecuentes

¿El diagnóstico sirve si mi empresa es muy pequeña?

Sí, a partir de tres personas. En una empresa de tres o cuatro el mapa es más corto y las cifras son más claras, y a menudo la conclusión es una sola automatización, o incluso una configuración de herramientas existentes que no necesita proyecto. Lo decimos igual.

¿Se puede hacer a distancia?

Preferimos hacerlo en tu empresa, en Mallorca, porque ver cómo trabaja el equipo en su sitio aporta información que una videollamada no da. Para empresas con varias sedes o con parte del equipo en remoto combinamos una sesión presencial con entrevistas en línea.

¿Qué pasa si ya tengo alguna automatización montada?

La incluimos en el mapa. Revisamos qué hace, si sigue funcionando, quién la mantiene y si conviene ampliarla o sustituirla. Es frecuente encontrar flujos en Make o Zapier que alguien montó hace dos años y que nadie sabe ya cómo funcionan; el diagnóstico los documenta.

Si quieres saber cuántas horas al mes se van en trabajo repetitivo en tu empresa y cuáles son las tres automatizaciones que antes se pagarían, reserva tu diagnóstico inicial. Solicitar diagnóstico