Automatisierung für Immobilienmakler auf Mallorca: vom Kontakt zum Vertrag ohne Datenübertragung von Hand

Ein Immobilienbüro auf Mallorca erhält Anfragen über Idealista, Fotocasa, deutsche und britische Portale, die eigene Website, WhatsApp und von Menschen, die einfach durch die Tür des Büros in Palma oder in Santanyí kommen. Jeden dieser Kontakte überträgt in den meisten Agenturen jemand von Hand in ein CRM, oder schlimmer, er bleibt im Postfach des Portals liegen, bis ein Vertriebsmitarbeiter einen Moment Zeit hat. Automatisierung für Immobilienmakler auf Mallorca bedeutet, dass dieses Übertragen, Antworten, Terminieren und Nachfassen von allein geschieht, damit das Team seine Zeit für Besichtigungen und Abschlüsse verwendet.

Portal-Leads direkt im CRM

Der erste Schritt, und der, der ab dem ersten Tag am meisten Zeit spart, ist, dass jeder Kontakt aus einem Portal im CRM erscheint, ohne dass ihn jemand eintippt. Idealista verschickt die Anfragen per E-Mail in einem festen Format, andere Portale bieten eine API oder melden sich ebenfalls per E-Mail. Ein Ablauf, der als maßgeschneiderte Automatisierung gebaut wird, liest diese Nachrichten, extrahiert Name, Telefonnummer, Sprache, Objekt von Interesse und Nachrichtentext und legt den Datensatz in dem CRM an, das die Agentur bereits nutzt.

Was dieser Baustein üblicherweise enthält:

• Dublettenerkennung: Wenn dieselbe Person nach drei Wohnungen fragt, gibt es einen Datensatz mit drei Interessen.
• Automatische Zuordnung zum Vertriebsmitarbeiter nach Gebiet, Sprache oder Objektart.
• Kennzeichnung der Herkunft (welches Portal, welche Anzeige), um später zu wissen, welcher Kanal Abschlüsse bringt und welcher nur Lärm erzeugt.
• Benachrichtigung des Vertriebsmitarbeiters per WhatsApp oder Teams, wenn ein Kontakt eingeht, der Prioritätskriterien erfüllt, zum Beispiel ein hohes Budget oder ein Objekt mit Alleinauftrag.

Sofortige Antwort in der Sprache des Käufers

Ein großer Teil der Käufer auf Mallorca schreibt auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Schwedisch. Wenn die erste Antwort einen Tag braucht und auf Spanisch kommt, kühlt der Kontakt ab oder wechselt zu einer Agentur, die schneller geantwortet hat.

Ein KI-Agent, der an die WhatsApp Business API und an das Postfach der Agentur angebunden ist, antwortet innerhalb von Minuten, in der Sprache, in der die Person geschrieben hat, mit den Informationen, die er geben darf: Bestätigung, dass das Objekt noch verfügbar ist, Grunddaten, nächste Schritte für eine Besichtigung. Was er nicht klären kann (eine Preisverhandlung, eine rechtliche Frage), gibt er mit einer Zusammenfassung an den Vertriebsmitarbeiter weiter. Dieser nimmt das Gespräch mit vollem Kontext auf, statt bei null zu beginnen.

Das wird gemeinsam mit der Agentur festgelegt: welche Fragen der Agent beantwortet, welchen Ton er verwendet, ab welchem Punkt immer ein Mensch übernimmt. Einen betreuten KI-Agenten dieser Art bieten wir ab 500 € im Monat an, wobei wir den Betrieb überwachen.

Besichtigungen ohne Nachrichtenketten terminieren

Eine Besichtigung zwischen Käufer, Vertriebsmitarbeiter und häufig auch dem Mieter oder Eigentümer, der in der Wohnung lebt, abzustimmen, kostet meist sechs bis acht Nachrichten. Ist der Kalender des Vertriebsmitarbeiters in Google Workspace oder Microsoft 365 angebunden, schlägt der Agent zwei oder drei tatsächlich freie Termine vor, der Käufer wählt einen aus, und der Termin wird mit Adresse, Kartenlink und Kontaktdaten des Vertriebsmitarbeiters angelegt.

Am Vortag geht eine automatische Erinnerung an beide Seiten, und wenn der Käufer absagt, wird der Termin frei und der Vertriebsmitarbeiter sieht das in seinem Kalender, ohne dass ihn jemand anruft. Für Agenturen, die neben dem Verkauf auch Ferienvermietung betreuen, dient dieselbe Logik zur Koordination von An- und Abreisen der Gäste.

Dokumente einsammeln und den Vertrag vorbereiten

Zwischen dem "das interessiert mich" und der Unterschrift steht eine Liste von Dokumenten, die jemand anfordern, entgegennehmen, prüfen und ablegen muss: Personalausweis oder Reisepass, NIE bei ausländischen Käufern, Finanzierungsnachweis oder Kreditvorabzusage, Grundbuchauszug, Energieausweis, Bewohnbarkeitsbescheinigung. Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit, dass sich der Abschluss verzögert, weil niemand daran gedacht hat, ein Papier anzufordern.

Diese Phase zu automatisieren bedeutet:

• Sobald der CRM-Datensatz auf "Angebot angenommen" wechselt, erhalten Käufer und Verkäufer eine Nachricht mit der Liste der Dokumente, die sie beisteuern müssen, und einen sicheren Link zum Hochladen.
• Jedes eingegangene Dokument wird im Ordner des Vorgangs (in Drive oder SharePoint) mit dem richtigen Namen abgelegt, und die Liste der offenen Punkte wird aktualisiert.
• Nach drei Tagen geht bei fehlenden Unterlagen eine freundliche Erinnerung heraus. Nach sieben Tagen wird der Vertriebsmitarbeiter informiert.
• Ist die Liste vollständig, wird der Entwurf des Reservierungs- oder Anzahlungsvertrags mit den bereits erfassten Daten erzeugt und steht zur Prüfung bereit.

Die Kundendaten liegen auf Servern innerhalb der Europäischen Union und mit eingeschränktem Zugriff, so wie es die DSGVO verlangt und wie es ausländische Käufer immer häufiger nachfragen.

Anzeigen synchronisieren und Eigentümer informieren

Zwei weitere Aufgaben, die in einer mittelgroßen Agentur jede Woche Stunden verschlingen. Die erste ist, die Anzeigen auf allen Portalen identisch zu halten: Preisänderung, neue Fotos, Objekt verkauft oder vermietet. Mit einem Immobilien-CRM, das die Veröffentlichung über mehrere Portale unterstützt, überwacht die Automatisierung, dass keine veralteten Anzeigen stehen bleiben, und meldet Abweichungen. Ohne diese Funktion kann ein Ablauf zumindest jeden Morgen die Liste der offenen Änderungen erzeugen.

Die zweite ist der Bericht an den Eigentümer. Wer den Verkauf seines Hauses als Alleinauftrag vergibt, möchte monatlich wissen, wie viele Aufrufe die Anzeige hatte, wie viele Anfragen, wie viele Besichtigungen vor Ort und welche Rückmeldungen die Interessenten gegeben haben. All das steht bereits im CRM. Ein automatischer Monatsbericht, mit dem Logo der Agentur und in der Sprache des Eigentümers, wird von allein erzeugt und versendet. Der Vertriebsmitarbeiter prüft ihn vorher, wenn er möchte, oder erhält schlicht eine Kopie.

Wo Sie anfangen

Die typische Agentur auf Mallorca, mit der wir arbeiten, hat zwischen 3 und 20 Mitarbeitern, mehrere Sprachen im Team, ein CRM, das nur halb genutzt wird, und eine Arbeitsspitze zwischen März und Oktober. Sinnvoll ist es, nicht alles auf einmal zu automatisieren. In einer Erstanalyse zum Festpreis von 1.500 € messen wir, wo die meiste Zeit verloren geht (fast immer beim Lead-Eingang und bei der Nachverfolgung), und schlagen eine erste Automatisierung im Bereich von 3.000 bis 6.000 € vor, mit einer geschätzten Stundenersparnis. Von dort aus kommen weitere Bausteine hinzu, je nachdem, was sich für die Agentur bewährt.

Häufige Fragen

Brauche ich ein bestimmtes CRM, um mein Immobilienbüro zu automatisieren?

Nein. Wir arbeiten mit dem CRM, das Sie bereits haben, solange es irgendeine Form des Datenzugriffs erlaubt (API, Import oder zumindest E-Mail). Wenn Sie Ihre Kontakte noch in einer Tabelle verwalten, lässt sich auch dort beginnen, wobei wir Ihnen in der Erstanalyse offen sagen, ob sich der Wechsel zu einem CRM vorher lohnt.

Kann der KI-Agent Preise nennen oder verhandeln?

Nein, und er sollte es auch nicht. Der Agent antwortet mit den veröffentlichten Angaben zum Objekt und mit dem, was die Agentur ihm zu sagen erlaubt. Jedes Gespräch über Preis, Konditionen oder Angebote gibt er mit dem vollständigen Verlauf an den Vertriebsmitarbeiter weiter. So bekommt der Käufer sofort eine Antwort, und die Verhandlung bleibt in menschlicher Hand.

Was passiert mit Kontakten, die außerhalb der Geschäftszeiten oder im August eingehen?

Genau dort ist der Effekt am deutlichsten. Ein Kontakt vom Samstagabend erhält sofort eine Antwort in seiner Sprache, landet im CRM, und am Montag findet ihn der Vertriebsmitarbeiter mit bereits begonnenem Gespräch vor. In der Hochsaison, wenn das Team den ganzen Tag Objekte zeigt, hört der Eingang von Kontakten deswegen nicht auf.

Wenn in Ihrer Agentur Portalkontakte liegen bleiben und Abschlüsse sich wegen eines Dokuments verzögern, ist der erste Schritt, das zu messen. Analyse anfragen